Det holder å spørre hvem som helst hvor lang tid neste prosjekt vil ta, for å få et systematisk optimistisk svar. Oppussingen av badet blir ferdig på to uker. Rapporten er klar på fredag. Flyttingen tar en formiddag. Uunngåelig blir to uker til to måneder, fredag skyves til tirsdagen etter, og flyttingen tar tre hele helger.

Dette handler ikke om ond vilje eller latskap. Det er en dokumentert kognitiv mekanisme som ingen slipper unna — ikke engang eksperter, ikke engang de som vet at de er ofre for den. Psykologene Daniel Kahneman og Amos Tversky ga dette fenomenet et navn i 1979: planning fallacy, eller planleggingsfeilen. Siden da har flere tiår med forskning bare bekreftet hvor universell den er.

En merkelig skjevhet: kunnskap er ikke nok til å korrigere

Det som gjør planleggingsfeilen spesielt fascinerende — og frustrerende — er at den motstår kunnskap. Man skulle tro at noen som allerede har bommet på ti frister på rad, til slutt ville justere estimatene oppover. I praksis skjer ikke det.

Kahneman og Tversky viste at mennesker fortsetter å undervurdere varigheten av en oppgave selv når de har direkte erfaring med lignende prosjekter som tok lengre tid enn forventet. Når hjernen planlegger, fokuserer den på oppgaven slik den forestiller seg den i beste fall — uten å ta inn uforutsette hendelser, avbrytelser, avhengigheter av andre personer, blokkeringer eller rett og slett tretthet.

Dette kaller Kahneman innsideperspektivet: Vi projiserer oss inn i prosjektets ideelle scenario og glemmer å konsultere utsideperspektivet — altså det historien faktisk forteller oss om prosjekter av denne typen.

55 dager i stedet for 30: en avslørende studie

Et ofte sitert eksperiment på dette området gjelder studenter som ble bedt om å anslå hvor lang tid de trengte for å fullføre oppgaven sin. I gjennomsnitt anslo de rundt 30 dager. Virkeligheten? Flertallet var ferdige etter 55 dager, nesten dobbelt så lang tid som anslått. Og bare 30 % av studentene klarte å overholde sin egen frist.

Dette tallet er verdt å tenke over: 70 % av mennesker mislykkes i å holde en frist de selv har satt, fullt klar over hva de gjør.

Dette er ikke et fenomen begrenset til overarbeidede studenter. Det rammer erfarne prosjektledere, arkitekter, ingeniører, leger, advokater — alle. Kompetanse reduserer noen ganger gapet, men den fjerner det ikke.

Eksempler i nasjonal skala

Planleggingsfeilen forstyrrer ikke bare våre personlige kalendere. Den har konsekvenser i en helt annen skala.

Operahuset i Sydney er kanskje det mest siterte eksemplet i håndbøker om prosjektledelse. Tegnet av den danske arkitekten Jørn Utzon skulle det leveres i 1963 med et budsjett på 7 millioner australske dollar. Det ble til slutt åpnet i 1973 — ti år forsinket — med en sluttkostnad på 102 millioner dollar, omtrent fjorten ganger det opprinnelige budsjettet. Årsakene er klassiske: ufullstendig prosjektering ved oppstart, undervurdert kompleksitet, endringer underveis og tekniske overraskelser på byggeplassen.

Denne typen avvik er ikke uvanlig i store infrastrukturprosjekter. Forskeren Bent Flyvbjerg har analysert flere hundre store offentlige prosjekter verden over og funnet at ni av ti overskrider sitt opprinnelige budsjett.

Hvorfor hjernen gjør dette

Flere kognitive mekanismer kombineres for å produsere denne skjevheten.

Den første er naturlig optimisme: Hjernen vår er koblet for å projisere positivt inn i fremtiden. Det er ikke en feil — det er sannsynligvis det som får oss til å starte prosjekter som er verdt innsatsen. Men når det gjelder estimater, blir denne optimismen en blindsone.

Den andre er fokus på normalscenarioet: Når vi planlegger, visualiserer vi trinn som går uten problemer, ikke iterasjoner, rettelser eller frem og tilbake med folk som svarer sent. Vi ser for oss den mest direkte veien, mens virkeligheten sjelden ligner en direkte vei.

Den tredje er glemsel av tidligere erfaringer: Selv om vi har opplevd samme situasjon flere ganger, har hjernen en tendens til å behandle hvert nytt prosjekt som noe unikt, ikke smittet av tidligere bommerter. “Denne gangen er det annerledes” er en indre setning mange gjentar før de ser fristen gli.

Hva kan man gjøre konkret?

Kahneman selv foreslo en enkel metode: referanse til klassen av lignende prosjekter, noen ganger kalt reference class forecasting. I stedet for å anslå tiden for et prosjekt innenfra, ved å forestille seg trinnene, starter man med historiske data om sammenlignbare prosjekter: Hvor lang tid tok de faktisk?

Dette er en kontraintuitiv fremgangsmåte fordi den tvinger oss til å ignorere særtrekkene ved vårt eget prosjekt og bruke et eksternt sammenligningsgrunnlag. Men nettopp denne bevegelsen — å gå ut av innsideperspektivet og innta utsideperspektivet — gjør det mulig å korrigere skjevheten.

En annen pragmatisk tilnærming er å bruke en systematisk multiplikator på estimatene sine. Avhengig av prosjekttype og personens profil varierer denne multiplikatoren vanligvis mellom 1,5 og 2,5. Med andre ord: Hvis du tror en oppgave tar to uker, planlegg tre til fem uker.

Det er ikke pessimisme. Det er klarsyn.

En feil alle har, men ingen tilskriver seg selv

Det finnes en siste ironi i denne skjevheten: Når man spør folk om deres tendens til å anslå tid feil, erkjenner det store flertallet at dette er et svært utbredt problem… hos andre. De selv gjør selvfølgelig rimelige estimater.

Denne dissonansen illustrerer den dype naturen i planleggingsfeilen: Den forsvinner ikke bare fordi man blir bevisst på den. Man må sette bevisste mekanismer opp mot den — data, referanserammer, multiplikatorer — for å håpe å falle for den litt sjeldnere.

I mellomtiden, neste gang du sier til deg selv at dette prosjektet kommer til å gå raskt, ta deg tid til å spørre om du har sagt det før.